Deutsche Anwaltskanzleien gehen endlich über KI-Pilotprojekte hinaus. Nach zwei Jahren Testphase integrieren sie nun Tools in ihre tatsächlichen Arbeitsabläufe. Sie stehen vor einer Kombination aus veralteten Systemen und der Notwendigkeit, auf moderne Tools umzusteigen, die in den letzten zwei Jahren hinzugekommen sind, aber diese Veränderungen erfordern eine sorgfältige Organisation und Anpassung.
Dies entspricht auch der Realität von Anwaltskanzleien. Viele Kanzleien arbeiten unter Zeitdruck, mit festen Budgets und steigendem Dokumentationsbedarf. Gleichzeitig arbeiten sie mit einer Mischung aus verschiedenen Systemen: einem Dokumentenmanagementsystem, Fallmanagement-Software, Vorlagenordnern, sicheren Kommunikationsabläufen und vielen Dateien, die sich noch immer auf gemeinsam genutzten Laufwerken befinden. Unter solchen Bedingungen ist die optimale Nutzung von benutzerdefiniertem GPT in der Regel keine große Umstellung. Es handelt sich vielmehr um eine Verbesserung bestehender Arbeitsabläufe, die bereits täglich ausgeführt werden.
Die deutsche Rechtspraxis stellt strenge Anforderungen. Vertraulichkeit und Datenschutz sind zentrale Themen. Die berufliche Verantwortung liegt weiterhin beim Anwalt, auch wenn KI zur Unterstützung eingesetzt wird. Die Anwaltskammern und europäischen Rechtsgremien beschreiben KI als ein Hilfsmittel, das jedoch nur mit unabhängiger Überprüfung und klaren internen Regeln eingesetzt werden darf.
In den folgenden Abschnitten werden typische Anwendungsfälle und Anforderungen sowie deren Nutzen und Grenzen in diesem Bereich beschrieben.
Optimierung der Arbeitsabläufe in Anwaltskanzleien mit anpassbaren GPTs
In deutschen Anwaltskanzleien verläuft die Recherche langsam, da die Quellen aufgeteilt sind. Anwälte suchen zunächst nach Gesetzen, dann nach Entscheidungen, dann nach Kommentaren und schließlich nach internen Notizen. In der Praxis liegt der Wert nicht in der „automatischen Rechtsanalyse”, sondern in einer schnelleren Orientierung. Viele Gerichtsentscheidungen sind lang und nicht für ein schnelles Überfliegen geschrieben, was in einem geschäftigen Umfeld zu einem einfachen Problem führt: Wichtige Details sind über viele Seiten verteilt.
Ein maßgeschneidertes GPT-Tool erstellt eine kurze Zusammenfassung, die Fakten, Verfahrensstatus, Fristen, zitierte Normen und die Kernaussagen extrahiert. Es reduziert auch den Aufwand für den Wechsel zwischen verschiedenen Quellen, indem es gezielte Fragen beantwortet und auf relevante Normen und Entscheidungen verweist, relevante Bestimmungen auflistet, typische Argumente aufzeigt und hervorhebt, welche Fakten noch fehlen.
Der größte Vorteil liegt in der Vorbereitung von Anhörungen und internen Übergaben. Es ist auch hilfreich, wenn ein Fall nach einer Pause wieder aufgenommen wird. Da Zusammenfassungen Ausnahmen oder kleine, aber
kritische Fakten übersehen können, funktioniert dieser Anwendungsfall am besten mit einer definierten Checklistenstruktur und einer obligatorischen Überprüfung durch Menschen sowie einer Quellenprüfung. Für erfahrene Fachleute würde dies jedoch bedeuten, dass sie mit einer strukturierten Übersicht statt mit einem Rohentwurf beginnen.
Firmenhausstil mit benutzerdefiniertem GPT
Bei der Erstellung von Verträgen verwenden viele Unternehmen bevorzugte Klauseln, genehmigte Formulierungen und wiederkehrende Klausellogik. Ein benutzerdefinierter GPT-Assistent kann einen ersten Entwurf erstellen, der bereits der Vorlagenlogik und dem Sprachstil des Unternehmens entspricht. In der Praxis finden Teams dies nützlich für Standardvereinbarungen wie NDAs, Dienstleistungsverträge, Beschäftigungsvorlagen oder grundlegende Geschäftsbedingungen.
Die Zeitersparnis ergibt sich aus dem geringeren Überarbeitungsaufwand. Wenn der erste Entwurf bereits der Sprache des Unternehmens entspricht, konzentriert sich die Überprüfung mehr auf den rechtlichen Inhalt und weniger auf die Überarbeitung von Tonfall und Struktur.
Der Assistent kann auch einen Entwurf der Gegenpartei anhand der Standards des Unternehmens überprüfen – fehlende Klauseln, inkonsistente Definitionen, ungewöhnliche Kündigungsformulierungen oder Haftungsänderungen hervorheben und Abweichungen kennzeichnen.
Dies reduziert den Zeitaufwand für das mechanische Scannen, insbesondere bei wiederkehrenden Vertragstypen, ersetzt jedoch nicht die rechtliche Prüfung. Die Hauptregel sollte einfach bleiben: Das Tool kann kennzeichnen, aber es kann nicht entscheiden.
Formatierung und Grundlagen
In der Rechtspraxis wird oft Zeit mit vorbereitenden Aufgaben verschwendet: Dokumente strukturieren, sie an Formatierungsstandards anpassen, Standardabschnitte einfügen und die Konsistenz des internen Stils sicherstellen. In der Regel werden solche Aufgaben an junge Assistenten delegiert – sie helfen beim Entwerfen von Gliederungen, erstellen erste Versionen von Standardabschnitten und bereiten eine strukturierte Liste von Argumenten auf der Grundlage der vorliegenden Fakten vor.
Custom GPT kann dabei eine große Hilfe sein, da es nützlich ist, wenn Teams Konsistenz benötigen oder einen ersten Entwurf auf der Grundlage von Beispielen erstellen müssen, damit erfahrene Anwälte mehr Zeit in die Vorbereitung der Rechtsstrategie investieren können. Anschließend kann das endgültige GPT-Ergebnis einer menschlichen Überprüfung unterzogen werden.
Berufserfahrung in technische Spezifikationen umsetzen
Ein sehr häufiges Problem für deutsche Anwaltskanzleien ist, dass erfahrene Anwälte in der Regel über viel internes Wissen verfügen, das jedoch nur schwer wiederverwendbar ist. Vorlagen befinden sich in einem Ordner, Memos in einem anderen, Präzedenzfälle in Fallarchiven und Checklisten in separaten Tools. Dies wird zu einem der Bereiche mit dem höchsten ROI, da die Reduzierung von Doppelarbeit und die Verbesserung der Konsistenz zwischen den Teams für die Qualitäts- und Risikokontrolle von entscheidender Bedeutung sind.
Ein maßgeschneiderter GPT-Assistent hilft Anwälten daher, ähnliche Fälle zu finden, Standardargumente abzurufen und die richtige Vorlage schneller zu finden. Sie können Fakten strukturieren, ohne Rechtsberatung zu leisten, und bei Anfragen Unterstützung bieten. Ein KI-Assistent kann so angepasst werden, dass er strukturierte Fragen stellt, Dokumente anfordert und eine Zusammenfassung für den internen Gebrauch erstellt. Der Anwalt entscheidet dann, worum es in dem Fall geht und wie weiter vorgegangen werden soll.
Typische Bereiche sind Mietstreitigkeiten, Entlassungen, Verkehrsunfälle oder Inkasso. Dadurch wird der Zeitaufwand für das Sortieren unvollständiger Informationen reduziert.
Einfache Kommunikation für Administratoren
Ein unvermeidlicher Teil jedes Arbeitsablaufs ist die Zeit, die für Standard-Verwaltungsaufgaben aufgewendet wird: Terminbestätigungen, Dokumentenanfragen, Terminerinnerungen, Gebühren- und Mandatsunterlagen sowie Statusaktualisierungen. Die Unterstützung durch GPT beim Verfassen von Entwürfen ist hier hilfreich, da sich die Inhalte wiederholen, aber dennoch einen professionellen Ton und korrekte Angaben erfordern.
Dies funktioniert gut, wenn die Mitarbeiter über Vorlagen verfügen und der Assistent nur Variationen entwirft. Die Regel sollte klar sein: Nachrichten werden vor dem Versand überprüft, insbesondere wenn Fristen oder rechtliche Konsequenzen erwähnt werden.
Einige Legal-Tech-Anbieter bieten KI-gestützte Recherche- und Domain-Assistenten für die Rechtspraxis an, es gibt auch Beispiele im Zusammenhang mit Gesetzestext-Workflows in Deutschland. Für Kanzleien ist nicht die Bezeichnung „Legal GPT” wichtig, sondern wie das System funktioniert: wo Daten verarbeitet werden, was protokolliert wird, was gespeichert wird und wie die Vertraulichkeit geschützt wird. Dies entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg der Einführung in der Praxis.
Vertraulichkeit, DSGVO und was intern bleiben muss
Die deutschen und europäischen Verhaltenskodizes für Rechtsanwälte betonen die Bedeutung der Überprüfung von Ergebnissen und die Notwendigkeit einer unabhängigen Überprüfung von KI-Ergebnissen.
Vertraulichkeit und DSGVO sind ebenfalls zentrale Anliegen. Viele Kanzleien bevorzugen daher eine kontrollierte Umgebung, strenge Zugangsregeln, klare Richtlinien zur Datenaufbewahrung und eine sorgfältige Entscheidung darüber, welche Daten außerhalb der internen Systeme verarbeitet werden.
Außerdem erstellen kleine oder mittelständische Anwaltskanzleien kein Modell von Grund auf neu, und das ist auch nicht notwendig. Sie benötigen Unterstützung bei der Optimierung ihrer Routine durch einen zuverlässigen Assistenten, der auf einem bestehenden Modell mit kontrolliertem Zugriff auf Vorlagen und genehmigtem Wissen basiert.
Ein sicherer Start ist die Arbeit ohne personenbezogene Daten:
- Öffentliche Rechtsfragen ohne Identifikatoren
- Saubere interne Vorlagen ohne Namen
- Klauselbibliotheken, Checklisten, Standardbriefe
- Zusammenfassungen öffentlich zugänglicher Entscheidungen mit Überprüfung Klare Grenzen sollten dokumentiert werden:
- Keine rohen Kundeninformationen in öffentlichen Tools
- Regeln für rein interne Inhalte
- Senden Sie niemals KI-Ergebnisse ohne Überprüfung
- Dokumentationsgewohnheiten/-regeln für sensible Anwendungsfälle
Die Integration sollte nicht nur hinsichtlich der Anpassung, sondern auch hinsichtlich der Nutzungshäufigkeit im Voraus geplant werden. Ein Tool, das nicht Teil der alltäglichen Systeme ist, wird seltener verwendet. Wenn sich ein Testtool bewährt hat, die erforderlichen Funktionen optimiert und Dokumente und Arbeitsprozesse rationalisiert, ist es einfacher zu implementieren und zu kontrollieren.
Praktische Einführung für kleine und mittelständische Anwaltskanzleien
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass in der Realität einer Anwaltskanzlei keine Notwendigkeit für eine fortgeschrittene Modellauswahl besteht. Custom GPT sollte ein spezifisches Problem lösen, ein messbares Ziel verfolgen und eine ausreichend kontrollierte Einführung unterstützen. Anschließend sollten einfache Kennzahlen verfolgt werden: eingesparte Minuten pro Vertragsentwurf, weniger Zeitaufwand für die Suche nach Präzedenzfällen, schnellere Vorbereitung von Schriftsätzen, weniger Verwaltungsaufwand aufgrund fehlender Dokumente.
Die Datenqualität und die Prozessdisziplin entscheiden darüber, ob das Tool hilfreich ist oder zusätzliche Arbeit verursacht. Teams benötigen außerdem klare Regeln: Was darf das System entwerfen, was muss immer überprüft werden und was darf niemals außerhalb der Kanzlei verarbeitet werden? Die Strategie besteht darin, einen Anwendungsfall auszuwählen und diesen gut umzusetzen: in realen Arbeitsabläufen testen, messen, in die täglichen Routinen integrieren und Schritt für Schritt verbessern. Sie werden schnell erkennen, wie sehr eine sinnvolle Optimierung Ihrem Unternehmen zugute kommt.
FAQs
Können deutsche Anwaltskanzleien KI-Tools wie GPT legal einsetzen?
Ja, wenn Anwälte die Ergebnisse unabhängig überprüfen und die Regeln der beruflichen Verantwortung und des Datenschutzes befolgen.
Was ist der größte praktische Vorteil von maßgeschneiderten GPTs für Anwaltskanzleien?
Sie sparen Zeit, indem sie bestehende Arbeitsabläufe verbessern, nicht indem sie juristische Urteile oder Entscheidungen ersetzen.
Sind maßgeschneiderte GPTs sicher für vertrauliche Kundendaten?
Nur in kontrollierten Umgebungen mit strengen Zugriffsregeln, klaren Aufbewahrungsrichtlinien und Einhaltung der DSGVO.
Kann GPT juristische Recherchen oder juristische Analysen ersetzen?
Nein, es unterstützt die Orientierung und Zusammenfassungen, aber die endgültige juristische Analyse bleibt immer Aufgabe des Anwalts.
Welche Aufgaben eignen sich am besten für maßgeschneiderte GPTs in Anwaltskanzleien?
Recherche-Zusammenfassungen, Unterstützung bei der Vertragsgestaltung, Formatierung, interne Übergaben und sich wiederholende administrative Kommunikation.
Benötigen kleine und mittelständische Kanzleien ein eigenes KI-Modell?
Nein, sie profitieren mehr von sicheren, anpassbaren Tools, die auf bestehenden, zuverlässigen KI-Modellen aufbauen.
Wie sollten Anwaltskanzleien mit der Implementierung von benutzerdefinierten GPTs beginnen?
Beginnen Sie mit einem Arbeitsablauf, testen Sie ihn in der täglichen Praxis, messen Sie die Zeitersparnis und erweitern Sie dann schrittweise.
Was sind die Hauptrisiken bei der Verwendung von GPT in der Rechtspraxis?
Übermäßiges Vertrauen, fehlende wichtige Details, schlechte Datenqualität und unklare interne Regeln oder Überprüfungsprozesse.