Unternehmen besitzen verschiedene Arten von Assets, die sich in IT- und Non-IT Assets aufteilen lassen. Sie umfassen alles, was das Unternehmen besitzt, von Software bis zu physischen Möbeln. Durch die wachsende Anzahl kann es zu Herausforderungen für Unternehmen werden, nicht den Überblick zu verlieren. Falls das doch passiert, kostet es Zeit und Geld Ordnung zu schaffen und die Verwaltung effizienter zu verwalten.
Genau hier setzt professionelles Asset Management an. It support Unternehmen dabei, Prozesse effizienter zu gestalten, ohne dass Informationen verloren gehen, indem es für ein zentralisiertes Asset Management sorgt.
So werden alle Ressourcen an einem Ort gesammelt, wodurch Transparenz geschaffen wird. Das sorgt für höheres Vertrauen von Kund:innen und Mitarbeitenden sowie die Optimierung von Kosten und Sicherheit.
Der folgende Blogartikel schaut sich nun genauer an, was hinter dieser Lösung steckt, welche Vorteile, aber auch welche Nachteile es mit sich bringt – egal wie groß das Unternehmen ist.
Was sind IT- und Non-IT-Assets?
Um das Asset Management zu verstehen, muss man sich die Unterschiede zwischen IT- und Non-IT-Assets ansehen und ihre Rolle im Unternehmen verstehen:
- IT-Assets beschreiben Assets, die die IT benötigt – digitale sowie technische Ressourcen. Das umfasst, zum Beispiel Laptops oder Server. Sie sind oft entscheidend für das Funktionieren der Arbeit in Unternehmen.
- Non-IT-Assets hingegen umfassen physische Dinge, die nicht direkt mit der IT zu tun haben, aber trotzdem verwaltet werden müssen. Als Beispiel zählen hierfür Maschinen in der Produktion, aber auch Büromöbel.
Warum ist diese Unterscheidung wichtig? Ganz einfach: IT- und Non-IT-Assets haben unterschiedliche Anforderungen an Wartung, Sicherheit und Lebenszyklusmanagement. Wer beide Asset-Typen über einen Kamm schert, verliert schnell den Überblick – und Potenziale. Eine klare Trennung schafft die Grundlage für effiziente Prozesse, zielgerichtetes Reporting und passgenaue Strategien. Kurz: Sie ist der Schlüssel zu einem professionellen Asset Management.
Vorteile eines zentralisierten Asset Managements
Ein zentrales Asset Management bietet einen echten Gamechanger für Unternehmen, die ihre Prozesse effizienter gestalten wollen, während sie Regelungen einhalten. Dadurch können Assets an einem Ort organisiert werden, was mehrere Vorteile mit sich bringt:
- Effizienzsteigerung ist einer der größten Vorteile, da dieser Schritt Prozesse automatisiert und so Daten effizienter verwaltet werden können. Doppelte Erfassungen, manuelle Abgleiche oder das Suchen nach Informationen gehören der Vergangenheit an. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
- Ein weiterer Pluspunkt ist die Kostenkontrolle. Wer einen Überblick über seine Assets hat – ob IT oder Non-IT –, kann gezielter einkaufen, Wartungen rechtzeitig planen und unnötige Ausgaben vermeiden. Das sorgt für schlankere Budgets und bessere Entscheidungen.
- Auch das Thema Sicherheit profitiert von einem zentralen System. Einheitliche Richtlinien lassen sich leichter umsetzen und überwachen. So wird sichergestellt, dass alle Assets – insbesondere digitale – aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen.
- Und nicht zuletzt: Compliance und Audit-Fähigkeit. Gerade in streng regulierten Branchen ist es entscheidend, einen Überblick zu haben und jederzeit nachweisen zu können, was das Unternehmen besitzt und wer dafür verantwortlich ist. Ein zentrales Asset Management schafft genau diese Transparenz – und damit eine solide Basis für Unternehmen, Regelkonform zu handeln.
So wird ein zentralisierten Asset Management eingesetzt:
- Der Weg zu einem zentralisierten Asset Management beginnt mit einem genauen Verständnis für die Bedürfnisse des Unternehmens und ihrer Software. Bedarfsanalyse ist hier das Zauberwort: Welche Assets gibt es bereits im Unternehmen? Wie werden sie aktuell verwaltet? Und wo liegen die Schwachstellen? Erst wenn das klar ist, kann man gezielt optimieren.
- Im nächsten Schritt müssen die passenden Tools ausgewählt werden. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass sie sowohl IT- als auch Non-IT-Assets umfassen
- Daher sollten sie also flexibel sein und die Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit beachten, um eine möglichst effiziente Lösung zu ermöglichen.
- Dann folgt die Datenmigration – ein oft unterschätzter, aber entscheidender Prozess. Bestehende Asset-Daten müssen korrekt und vollständig in das neue System übertragen werden. Dabei gilt: Qualität vor Quantität. Es lohnt sich, Daten vorab zu prüfen und bereinigen, um Fehlerquellen zu minimieren.
- Zum Schluss geht es um die Menschen: Schulung und Change Management sind essenziell für den Erfolg. Ein neues System bringt Veränderung – und das gelingt nur, wenn alle mitziehen. Durch gezielte Schulungen und offene Kommunikation können Mitarbeitende abgeholt, eingebunden und begeistert werden. So wird das zentrale Asset Management nicht nur technisch, sondern auch kulturell im Unternehmen verankert.
Best Practices für das Asset Management
Ein zentrales Asset Management kann nur vollends genutzt werden und effektiv wirken, wenn die Prozesse klar definiert sind. Dafür lassen sich Beispielanwendungen nennen, die in der Praxis positiven Effekt haben:
- Zuerst sind regelmäßige Inventuren wichtig. Das ist entscheidend, denn durch regelmäßige Prüfungen können Abweichungen frühzeitig erkannt und behoben werden. Das ist entscheidend, um einen Überblick zu erhalten und ist ein einfacher Schritt, der aber große Wirkung erzielt.
- Ebenso wichtig ist das Lifecycle-Management. Von der Anschaffung über Nutzung und Wartung hat jedes Asset verschiedene Phasen, die sie durchlaufen. Wer sich diesen Lebenszyklus bewusst wird und aktiv begleitet, kann bessere Entscheidungen treffen, Ressourcen gezielter einsetzen und Risiken minimieren.
- Ein echter Effizienz-Booster ist die Automatisierung von Prozessen. Wiederkehrende Aufgaben wie Erinnerungen an Wartungstermine oder das Aktualisieren von Bestandsdaten lassen sich automatisiert abbilden – das spart Zeit, reduziert Fehler und schafft Freiräume.
Und nicht zuletzt: Integration mit anderen Systemen. Ein modernes Asset Management sollte nahtlos mit bestehenden Lösungen wie ERP-, ITSM- oder Finanzsystemen zusammenarbeiten. So entsteht ein vernetztes Ökosystem, das Informationen intelligent nutzt und das große Ganze im Blick behält.
Fazit: Was macht das Asset Management so wichtig?
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein zentralisiertes Asset Management heutzutage entscheidend für den Erfolg von Unternehmen ist. Egal ob IT oder nicht, es sorgt für steigende Effizienz, bessere Kostenkontrolle, aber auch höhere Sicherheit. Wer den Überblick behält, kann fundierte Entscheidungen treffen und Prozesse gezielt steuern.
Mit Blick in die Zukunft wird klar: Die Anforderungen an Unternehmen steigen – und mit ihnen die Komplexität der Infrastruktur. Durch hybride Arbeitsmodelle und zunehmende Regulierungen müssen Unternehmen diese Veränderung beachten und dementsprechend handeln. Es kann mit verschiedenen Tools zusammengearbeitet werden, um diese Herausforderung zu überkommen und an die unterschiedlichen Anforderungen der Unternehmen anzupassen.
Es steht also fest: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Strukturen zu schaffen, die langfristig tragen. Unternehmen, die heute in ein zentrales Asset Management investieren, legen das Fundament für nachhaltigen Erfolg, um auch in Zukunft auf dem kompetitiven Markt mithalten zu können.
