Kurz erklärt: Eine Microsoft CAL (Client Access License) ist keine Software, sondern das Recht, auf die Dienste eines Windows-Servers zuzugreifen. Sie wird pro Person (User CAL) oder pro Gerät (Device CAL) vergeben und gilt zusätzlich zur Serverlizenz. Wer Remote Desktop nutzt, braucht außerdem RDS-CALs. Die CAL-Version muss mindestens so neu sein wie der Server.
Dieser Leitfaden zeigt, welche CAL zu Ihrem Unternehmen passt, wie Sie richtig zählen und mit welchen Kosten Sie rechnen können.
Das Wichtigste in Kürze
Server und CALs werden getrennt lizenziert. Ohne passende CALs ist der Zugriff nicht lizenziert.
User CAL: eine Person, beliebig viele Geräte. Device CAL: ein Gerät, beliebig viele Personen.
Die CAL-Version muss gleich oder neuer als der Server sein.
Remote Desktop braucht zusätzliche RDS-CALs. Die Karenzzeit beträgt 120 Tage.
Für viele externe Nutzer kann ein External Connector günstiger sein.
Was sind Client Access Licenses (CALs)?
Eine CAL berechtigt einen Nutzer oder ein Gerät, Dienste eines Microsoft-Servers zu verwenden, etwa Dateifreigaben, Druckdienste oder Active Directory. Der Server selbst wird separat lizenziert, bei Windows Server pro Prozessorkern. Eine CAL ist ein Nutzungsrecht, kein Installationsmedium und kein Schlüssel für den Server. Wer CALs falsch zählt, riskiert bei einer Prüfung Nachzahlungen. Die offiziellen Regeln veröffentlicht Microsoft auf seiner Lizenzseite.
Die CAL gilt für die Windows-Server-Dienste Ihrer Umgebung, nicht nur für einen einzelnen Server. Sie brauchen also nicht für jeden weiteren Server neue CALs, solange die Version passt. Den Unterbau dazu beschreibt unser Beitrag zu Windows Server 2022.
User CAL oder Device CAL?
Kriterium | User CAL | Device CAL |
Lizenziert | eine Person | ein Gerät |
Zugriff | von beliebig vielen Geräten | durch beliebig viele Personen |
Passt zu | Mitarbeitende mit Laptop, Smartphone und Tablet, Homeoffice, BYOD | Schichtbetrieb, Call-Center, gemeinsam genutzte Arbeitsplätze |
Bestimmt die Anzahl | Zahl der Personen | Zahl der Geräte |
Sie dürfen beide Arten kombinieren, etwa User CALs für das Büro und Device CALs für Terminals in der Produktion. Entscheidend ist, dass jeder Zugriff durch eine der beiden Arten abgedeckt ist.
Entscheidungshilfe in drei Fragen:
Nutzen Mitarbeitende mehrere Geräte? Dann spricht das für User CALs.
Teilen sich mehrere Personen ein Gerät? Dann spricht das für Device CALs.
Ist beides der Fall? Zählen Sie je Gruppe getrennt und wählen Sie die günstigere Variante.
So zählen Sie richtig: ein Beispiel
Ein Mittelstandsunternehmen hat 25 Bürokräfte, die je mit Laptop und Smartphone arbeiten, und 10 Terminals im Lager, die sich 30 Schichtarbeitende teilen.
25 Bürokräfte: 25 User CALs, weil jede Person mehrere Geräte nutzt.
10 Terminals: 10 Device CALs, weil sich mehrere Personen ein Gerät teilen.
Gesamt: 35 CALs statt 55 (25 plus 30 Personen).
Planen Sie Wachstum ein: Neue Mitarbeitende, mehr Zugriffe von zu Hause und neue Anwendungen erhöhen die Zahl schnell. Mehr zu Remote-Szenarien lesen Sie in unserem Beitrag zum Homeoffice für IT-Teams.
Die Versionsregel: Welche CAL zu welchem Server?
Die CAL muss mindestens so neu sein wie der Server, auf den zugegriffen wird.
Fall | Erlaubt? |
Server-2025-CAL, Zugriff auf Server 2025 | ja |
Server-2025-CAL, Zugriff auf ältere Serverversion | ja |
Ältere CAL (zum Beispiel 2019), Zugriff auf Server 2025 | nein |
Bei einem Serverwechsel ist deshalb meist die neueste CAL-Version die sicherste Wahl. Sie deckt auch ältere Server ab.
RDS-CALs: Zugriff per Remote Desktop
Jeder Nutzer und jedes Gerät, das sich mit einem Remote Desktop Session Host unter Windows Server verbindet, braucht laut Microsoft Learn eine RDS-CAL, zusätzlich zur normalen CAL. Ein Remote Desktop Licensing Server installiert, vergibt und verfolgt diese CALs.
RDS per Gerät | RDS per Nutzer | |
Zuordnung | dem Gerät | dem Nutzer im Active Directory |
Temporäre CAL | ja, 90 Tage ab der ersten Anmeldung | nein |
Nachverfolgung | auch ohne Active Directory | nicht in einer Arbeitsgruppe |
Entziehen | bis zu 20 % der CALs | nicht möglich |
Überbelegung | nicht möglich | möglich, verstößt aber gegen die Lizenzbedingungen |
Für RDS-CALs gilt eine strengere Versionsregel: Ein Session Host unter Windows Server 2025 akzeptiert nur 2025-CALs, ein Host unter 2022 akzeptiert 2022- und 2025-CALs. Eine ältere RDS-CAL darf also nicht auf einen neueren Server zugreifen.
Karenzzeit: Es gilt eine Frist von 120 Tagen, in der kein Lizenzserver nötig ist. Danach braucht jeder Client eine gültige RDS-CAL, bevor er eine Sitzung startet. Bei der Pro-Nutzer-Variante setzt Windows die Lizenzierung nicht technisch durch, der Administrator ist selbst verantwortlich.
External Connector: Wenn Externe zugreifen
Für externe Nutzer wie Kunden, Lieferanten oder Partner können Sie statt vieler CALs einen External Connector pro Server lizenzieren. Mitarbeitende und Mitarbeitende verbundener Unternehmen zählen nicht als extern. Der Connector deckt Remote Desktop nicht ab, dafür gibt es eigene RDS-CALs oder einen RDS External Connector.
Rechenbeispiele aus Beratungsquellen setzen den Break-even bei knapp 50 externen Nutzern pro Server. Das hängt von den Preisen ab, bei mehreren Servern verschiebt sich die Rechnung, und es ist keine Microsoft-Angabe.
Sonderfall Windows Server Essentials
Die Edition Essentials richtet sich an kleine Umgebungen. Sie ist auf 25 Nutzer und 50 Geräte sowie eine CPU mit bis zu 10 Kernen begrenzt und braucht innerhalb dieser Grenzen keine CALs. Wachsen Sie darüber hinaus, wechseln Sie auf Standard und kaufen CALs.
Was kosten Microsoft CALs?
Einen einheitlichen Preis gibt es nicht. Er hängt von Version, Lizenzkanal und Händler ab. Ein Beispiel von einem Händler (netto, Windows Server 2025):
Produkt | Lizenzart | Preis netto |
Device CAL, 1 Stück | OEM/ROK | 49,00 € |
User CAL, 1 Stück | OEM/ROK | 59,00 € |
Device CAL | CSP-Dauerlizenz | 42,04 € |
User CAL | CSP-Dauerlizenz | 54,04 € |
Für unser Beispiel mit 25 User CALs und 10 Device CALs ergibt das bei den OEM-Einzelpreisen 25 mal 59 € plus 10 mal 49 €, also 1.965 € netto. Größere Pakete sind pro Stück oft günstiger. OEM-Lizenzen haben eingeschränkte Rechte, fragen Sie den Händler nach den Bedingungen. RDS-CALs kosten zusätzlich. Die Preise schwanken, prüfen Sie sie vor dem Kauf.
Typische Fehler bei der Lizenzierung
Nur Server gezählt: Die Serverlizenz ersetzt keine CALs.
Veraltete CAL-Version: Nach einem Serverupgrade deckt eine ältere CAL den neuen Server nicht mehr ab.
Externe vergessen: Kunden, Lieferanten und Partner zählen nicht als Mitarbeitende.
RDS übersehen: Remote-Zugriff braucht zusätzliche RDS-CALs, auch aus dem Homeoffice.
Keine Dokumentation: Ohne Nachweise lässt sich bei einer Prüfung nichts belegen.
Die meisten dieser Fehler entstehen nicht aus Absicht, sondern weil sich Umgebungen schneller ändern als die Lizenzlisten.
Best Practices für die CAL-Lizenzierung
Bestand erfassen: Wer greift mit welchem Gerät auf welchen Server zu? Gibt es Schichtbetrieb, Homeoffice oder externe Nutzer?
Dokumentieren: Halten Sie Lizenzen, Versionen und Nachweise fest. Verdeckte Systeme sind eine häufige Lücke, wie unser Beitrag zur Schatten-IT zeigt.
Mit Wachstum planen: Neue Mitarbeitende, mehr Remote-Zugriff und neue Server erhöhen den Bedarf.
Aktuelle Version wählen: Eine neuere CAL deckt auch ältere Server.
Regelmäßig prüfen: Gleichen Sie Zahlen und Zugriffe einmal im Jahr ab.
Strategische Unterstützung finden Sie in unseren Beiträgen zur IT-Beratung für den Mittelstand, zur IT-Beratung für B2B-Unternehmen und zu den IT-Support-Trends.
Fazit: Warum braucht man CALs?
CALs sind die Eintrittskarte zum Server. Wer den Server betreibt, muss den Zugriff lizenzieren. Eine nachvollziehbare Lizenzstrategie schützt vor Nachforderungen und schafft Planbarkeit. Bei Unsicherheit lohnt eine Prüfung der Umgebung, die oft weniger kostet als eine Nachlizenzierung nach einem Audit. Diese Hinweise ersetzen keine Rechtsberatung.
TechNow prüft Ihre Serverumgebung und die passende Lizenzstrategie. Mehr zu unserer IT-Beratung, unserem IT-Support und unseren IT-Dienstleistungen. Einen Dienstleister suchen Sie? Lesen Sie die Top 10 der IT-Support-Unternehmen in Deutschland.
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist eine Microsoft CAL?
Eine Client Access License gibt einem Nutzer oder Gerät das Recht, auf die Dienste eines Microsoft-Servers zuzugreifen, etwa Dateifreigaben, Druckdienste oder Active Directory. Sie ist keine Software, die man installiert.
Was ist der Unterschied zwischen User CAL und Device CAL?
Eine User CAL lizenziert eine Person mit beliebig vielen Geräten, eine Device CAL ein Gerät mit beliebig vielen Personen. User CALs passen zu Mitarbeitenden mit mehreren Geräten, Device CALs zu Schichtbetrieb und gemeinsamen Arbeitsplätzen.
Brauche ich für jeden Server eine eigene CAL?
Nein. Eine User- oder Device-CAL gilt für mehrere Windows-Server Ihrer Umgebung, sofern die CAL-Version dem Server entspricht oder neuer ist. Die Server selbst werden separat lizenziert.
Wie viele CALs brauche ich?
Zählen Sie Nutzer und Geräte getrennt und wählen Sie die günstigere Variante. Teilen sich 90 Mitarbeitende 30 Arbeitsplätze, sind 30 Device CALs günstiger als 90 User CALs.
Brauche ich für Remote Desktop eine zusätzliche Lizenz?
Ja. Jeder Nutzer und jedes Gerät, das sich mit einem Remote Desktop Session Host verbindet, braucht eine RDS-CAL zusätzlich zur normalen CAL. Nach der Karenzzeit von 120 Tagen muss sie von einem Lizenzserver stammen.
Was kostet eine Microsoft CAL?
Das hängt von Version, Lizenzkanal und Händler ab. Ein Händlerbeispiel für Windows Server 2025: 49,00 € (Device CAL) und 59,00 € (User CAL), jeweils OEM und netto. Prüfen Sie aktuelle Preise.
Kann ich Microsoft CALs herunterladen?
Nein. Eine CAL ist eine Lizenz, keine Software. Sie erwerben das Nutzungsrecht und dokumentieren es. RDS-CALs werden zusätzlich auf einem Lizenzserver installiert.
Brauche ich bei Windows Server Essentials CALs?
Innerhalb der Grenzen von 25 Nutzern und 50 Geräten nicht. Darüber hinaus wechseln Sie auf Standard und kaufen CALs.